4種會議場景扼殺企業(yè)生產(chǎn)力，今天你中招了嗎？

時間：2017-03-27作者：南京特臨信息科技有限公司瀏覽：44

眾所周知，會議是一個無時無刻都存在于商業(yè)世界的事實(shí)。所謂凡事都有利弊，有利的一面是，當(dāng)團(tuán)隊(duì)正常溝通時，會議可以讓我們感到有成效，可以幫助我們達(dá)成商務(wù)合作，創(chuàng)新思維，節(jié)省時間以及較好的頭腦風(fēng)暴，甚至節(jié)省會議支出。有弊的一面是，并不是所有的會議都達(dá)到這些崇高的目標(biāo)。
 
這里列出了四個司空見慣的會議場景，盡管初衷是好的，但是會阻礙企業(yè)未來長期的發(fā)展，建立一個高效會議至關(guān)重要。接下來，讓我們看一看為什么這4種類型的會議對于企業(yè)發(fā)展有害無利，以及如何樹立正確的會議觀，采用正確的會議協(xié)助工具和高科技一定會讓您的會議回到正軌。

會議場景一：“為什么他會在這里”的會議

有一次坐在一個會議室里，會議開始之前，無聊的環(huán)顧四周，想知道參會人的目的以及貢獻(xiàn)？又或是為什么幾個關(guān)鍵性的人今天沒來？一般，高效率會議是和一些或多或少的高層一起參加的。對于大多數(shù)人來說，有**人參加的會議可能會比較嚴(yán)肅，會議氣氛比較沉重，對于發(fā)表個人意見和建議都有一定的阻礙性。相反，如果你把這些具有**性的人的意見忽略，或者你主持一場別人無法發(fā)表個人意見的會議，你會發(fā)現(xiàn)你很難得到你想要的信息，而且你還可能需要付出更多的努力才能從這些人當(dāng)中獲取有用信息。
 
一般情況下，根據(jù)紐約時報的一篇文章報道，5-8人的小型會議效果較高，所以，一定要適當(dāng)?shù)南拗茣h參加人數(shù)。根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，參加會議的每個人都擔(dān)當(dāng)一定的角色，在會議過程中都需要發(fā)表自己的意見或建議，在會議結(jié)束之后都會對會議進(jìn)行總結(jié)。如果某個環(huán)節(jié)的**人由于身體等外在原因沒有參加會議，那么此時就需要使用視頻會議系統(tǒng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程項(xiàng)目討論和對接，以免耽誤項(xiàng)目進(jìn)度。
 
會議場景二：主持人喋喋不休的說

在一個人滿為患的會議室，會議主持人無休止的連續(xù)播放了75張幻燈片，這一行為我們稱之為演示，并非會議。會議是為了協(xié)作而生。任何沒有互動沒有討論的會議都稱不上是會議，畢竟，即使沒有老師的講解也可以自己下載好PPT，自己研究摸索，何必要在這里聽你喋喋不休的念經(jīng)呢。
 
那么，是否可以通過演示來提高會議效率呢？當(dāng)然，會議效率可以在演示的提問，回答以及互動過程中得以體現(xiàn)。在演示幻燈片的過程中你可以鼓勵并邀請參會人員進(jìn)行互動，讓他們發(fā)表一下自己的個人看法，并不一定要等到最后的時候才開始互動。你可以邊演講邊互動，讓每一個人的關(guān)注點(diǎn)都集中在你當(dāng)下所說的話題之上。

會議場景三：頻繁重復(fù)的會議讓我失去了興趣

不管你想不想?yún)⒓?，會議都是每個人**的，為什么會議在我們工作生活中扮演者如此重要而又頻繁的角色呢？然而，我們知道任何事情做得太頻繁，就會讓人失去興趣，心不在焉甚至煩躁。那么，有沒有什么方法可以讓會議隨著時間的推移，仍然讓參會人員激情滿滿呢？
 
答案當(dāng)然是肯定的。首先，提醒參會人員每次會議都是有一個會議主題的。提前給每個參會人員發(fā)送一封郵件，郵件中包含：會議時間、會議主題、會議人員及會議中需要用到的會議文件等等。這樣做的目的不僅僅可以讓他們提前知道此次會議需要討論的內(nèi)容，也可以讓他們知道會議需要完成的一些任務(wù)。其次，盡可能的可以讓會議的地點(diǎn)更改，若你使用的是遠(yuǎn)程視頻會議系統(tǒng)，那么可以在家，在星巴克或者在火車站，高鐵站，飛機(jī)場等開會。不斷變化的事物可以讓參會人員保持新鮮感并促進(jìn)參與度。最后，要記住并不是所有的問題或者討論都需要在會議中解決的。為了保持會議有效持續(xù)的進(jìn)行，可以只討論一些必須要面對面才能解決溝通的問題，其他任何事情都可以通過電話或電子郵件處理。

會議場景四：會議執(zhí)行力度差

任何成功高效的會議較重要的一個影響因素就是會后有可執(zhí)行的定論。就如同你今天完成了所有日程表的工作，做出決策，并且也已經(jīng)安排好了下一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)程，那么這就代表你的會議內(nèi)容執(zhí)行力是很高的，是有效的。所以，當(dāng)你的會議通常包含諸如“我們很快就做完了”或“明天我就能追趕你”這樣的短語，那么可以看出他并未完成今日目標(biāo)工作。
 
工作中，盡量讓你的操作項(xiàng)目具體點(diǎn)。在會議結(jié)束之前，要確保每個人都清楚明白的知道接下來的具體工作內(nèi)容，包括什么時候做，做什么以及團(tuán)隊(duì)之間如何進(jìn)行溝通等。如果某項(xiàng)任務(wù)可能會遭到拖延，那么設(shè)置一個時間和日期，等到該時間段的時候在執(zhí)行此項(xiàng)任務(wù)，這樣就不會耽誤拖延所有的項(xiàng)目。
 
作為中小型企業(yè)，可以考慮用527輕會議對會議的內(nèi)容進(jìn)行保存，包括此次會議的內(nèi)容以及接下來將要會發(fā)生的情況等。作為該公司的所有員工都可以看到此次會議的主題及會議內(nèi)容，以便你可以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。也可以促進(jìn)企業(yè)對內(nèi)對外遠(yuǎn)程協(xié)助辦公，而且，527輕會議的錄制功能可以讓參會人員對所有會議的內(nèi)容進(jìn)行備份保存，這樣較有利于項(xiàng)目的反饋和跟進(jìn)。
 
短短15分鐘的每日例會不僅可以讓團(tuán)隊(duì)成員可以提神，還可以消除很多復(fù)雜冗余的郵件系統(tǒng)的煩擾。每天抽出15分鐘和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通或者遠(yuǎn)程視頻會議溝通，可以將所有人聚在一起“面對面”的進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。與當(dāng)今世界大多數(shù)的挑戰(zhàn)一樣，持續(xù)有效的成功會議是建立在一定的技術(shù)層面的，527輕會議可以幫助企業(yè)達(dá)到這個技術(shù)水平。讓企業(yè)團(tuán)隊(duì)與團(tuán)隊(duì)之間，老板與老板之間，企業(yè)與企業(yè)之間建立一個流暢高效的視頻會議解決方案。你是否也心動了呢？那就趕緊注冊527輕會議吧，30天**長免費(fèi)體驗(yàn)等著你哦！


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  詞條說明

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