打造檔案管理流水線?厲害的企業(yè)，其實(shí)都有流程化思維!

時(shí)間：2020-11-19

如何應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理工作打造一條高效流水線?下面就以實(shí)際應(yīng)用情況為例，為大家介紹一下企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的流程化應(yīng)用。

隨著企業(yè)數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型的形勢(shì)來臨，企業(yè)的檔案管理模式，紛紛由原來的純線下+紙質(zhì)文檔管理，過渡到線上+線下、電子與紙質(zhì)文檔集成管理。
然而，即使借助了信息化技術(shù)手段，檔案管理工作中仍存在著許多"**難"：

數(shù)量多：企業(yè)每天產(chǎn)生數(shù)以百計(jì)的銷售合同、技術(shù)文件、員工檔案……歸類處理耗費(fèi)大量人力;

調(diào)動(dòng)久：檔案存儲(chǔ)位置不統(tǒng)一，調(diào)動(dòng)和移交所需時(shí)間長，影響業(yè)務(wù)和管理效率;

查找難：存檔方式不標(biāo)準(zhǔn)，幾個(gè)月、幾年后想提取檔案資料時(shí)難以查找…

繁雜的檔案管理工作，造成了較大的管理成本，甚至影響著企業(yè)的信息流動(dòng)和知識(shí)創(chuàng)新。如何打造一條檔案管理的"流水線"，讓檔案管理不囿于業(yè)務(wù)類型、文檔種類，成為可復(fù)制的高效生產(chǎn)線?流程化、標(biāo)準(zhǔn)化是關(guān)鍵。

以萬寶集團(tuán)、星群藥業(yè)等企業(yè)正在使用的會(huì)博通綜合檔案管理系統(tǒng)為例，借助會(huì)博通的流程化歸檔功能，企業(yè)可分布式進(jìn)行檔案錄入，即由各職能部門發(fā)起流程，把紙質(zhì)文檔掃描錄入系統(tǒng)，形成實(shí)物檔案與電子信息一一對(duì)應(yīng)的電子檔案庫，再提交流程移交歸檔入庫;管理人員收到流程后，即可在系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。


歸檔全程通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，依照統(tǒng)一既定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)流程化處理。這其中又有幾個(gè)重點(diǎn)：

01
清晰分類
企業(yè)進(jìn)行檔案采集時(shí)，需將檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化分類，這是高效整理的第一步。
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，可適應(yīng)各行業(yè)個(gè)性化的檔案分類需求，無論是合同類、產(chǎn)品類、人事類、經(jīng)營管理類還是與自身業(yè)務(wù)息息相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，能夠根據(jù)企業(yè)需求個(gè)性化配置，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)分類。

02
統(tǒng)一管理
為了提高效率和避免風(fēng)險(xiǎn)，大型企業(yè)內(nèi)往往配置專業(yè)檔案管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，檔案管理人員可通過追蹤、處理檔案相關(guān)流程，如歸檔、借閱、歸還等，來完成檔案的規(guī)范管理。在卡片式的流程管理界面，即可清晰查閱檔案處理進(jìn)度等信息。

03
便于定位
在檔案生成后，企業(yè)在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)內(nèi)為其生成專屬"條形碼"、電子標(biāo)簽以及二維碼，記錄檔案的基本信息，比如"存放地點(diǎn)"、"檔案編號(hào)"等，以便快速查找。

為了方便和紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)，還可以直接在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)批量生成二維碼或者條形碼，打印后黏貼在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案上，掃一掃就能了解基本信息及定位檔案，方便快捷。

除了歸檔以外，流程化的理念貫穿于會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)各處。簡(jiǎn)而言之，會(huì)博通中的每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)。流程不僅僅可用于各類文件的流轉(zhuǎn)，如檔案移交、歸檔、借還等，較是所有工作流的設(shè)計(jì)與運(yùn)作工具，如采購、請(qǐng)假、指派任務(wù)等。

詞條
詞條說明
助力檢察院信息化升級(jí)！會(huì)博通檢察院檔案管理系統(tǒng)來了
檢察檔案，是檢察院執(zhí)行法律監(jiān)督及記錄相關(guān)工作的真實(shí)依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。在國家大力推進(jìn)信息化發(fā)展的大背景下，為了充分發(fā)揮信息化在檢察檔案工作中的重要作用，各地檢察院早已開始有計(jì)劃、有步驟地推進(jìn)檢察檔案信息化建設(shè)。根據(jù)《十三五”時(shí)期檢察工作發(fā)展規(guī)劃綱要》要求，要建立智慧檢務(wù)應(yīng)用體系，包括“加強(qiáng)綜合管理應(yīng)用，完善辦公信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)”。因此，如何全面科學(xué)地實(shí)施檔案管理工作，完善檔案管理
湖南崇盛晶珠集團(tuán)有限公司采購會(huì)博通，實(shí)現(xiàn)綜合知識(shí)智能化管理
湖南崇盛晶珠集團(tuán)有限公司采購會(huì)博通實(shí)現(xiàn)綜合知識(shí)智能化管理近日，湖南崇盛晶珠集團(tuán)有限公司攜手會(huì)博通綜合知識(shí)管理平臺(tái)，搭建了一個(gè)集造價(jià)咨詢檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、圖書管理等于一體的綜合性檔案管理系統(tǒng)。一、公司介紹湖南崇盛晶珠集團(tuán)有限公司組建于2002年，企業(yè)定位為商業(yè)地產(chǎn)開發(fā)運(yùn)營商，精致生活平臺(tái)提供者。主營商業(yè)地產(chǎn)投資開發(fā)和運(yùn)營，涉及商業(yè)地產(chǎn)、精品百貨、精品超市、**餐飲、商業(yè)管理五大業(yè)務(wù)版塊
會(huì)博通綜合知識(shí)管理系統(tǒng)：高等學(xué)校檔案管理辦法
**章總則 **條為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《*人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法，制定本辦法。 *二條本辦法所稱的高等學(xué)校檔案(以下簡(jiǎn)稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存**的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。 *三條高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納
文書類電子檔案有哪些質(zhì)量要求？
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)*產(chǎn)品經(jīng)理指出：文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國家檔案局令*8號(hào)、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。 1、完整性對(duì)于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、