這些小細節(jié)中藏著“大浪費”，您中了幾招？

時間：2023-11-22作者：武漢市勝意科技發(fā)展有限公司瀏覽：50

又快到了一年一度的盤賬時刻。“哎～又是降本KPI完成不了的一年！”較近不少差旅管理者跟我們吐槽。




對管理者來說，費控是個復雜精細的工作，涉及各個科目的繁雜統(tǒng)計和多維度管控。但實際情況卻是，**想知道費用執(zhí)行情況，都得去茫茫的數據表中翻找，找不出原因，決策都靠“拍腦門”去做。










降本從何處入手？怎么能讓降本決策不再是件頭疼的事？




01

違背差標現象時有發(fā)生




員工出差預訂機票、酒店等產品，難免會出現**標預訂、未提前預訂等違背政策的情況，由此產生的成本往往無從統(tǒng)計，非常被忽視。




勝意費控云「節(jié)省與損失」分析報表，實時記錄基于差旅政策執(zhí)行情況的節(jié)省與損失情況，哪些部門、項目因違背差旅政策造成的損失清晰一鍵查詢，清晰可見。




一家科技型企業(yè)A運用「節(jié)省與損失」分析模型發(fā)現，企業(yè)內僅9月違背差旅政策就多達72項，有40% 的機票提前兩日預訂，將近一半的機票僅提**日預訂，機票折扣率基本為8折至9折，全年僅機票支出就有近 400 萬元。




在對**標原因的洞察基礎上，A企業(yè)通過管控員工需提前4日完成機票預訂，實現近萬張機票的平均預訂折扣降至近 0.45。行程允許情況下，企業(yè)會通過**程高鐵價格對比、只允許預訂比火車票票價低的機票等規(guī)則，推薦員工更換較經濟的出行方式，較終實現全年節(jié)省費用近 31.6%。




02

退改簽造成的損失過多




行程臨時變動造成的退改簽難免帶來成本增加。退改簽造成的損失是否過多？是否存在潛在的節(jié)省空間，企業(yè)往往不得而知。




通過勝意費控云「節(jié)省與損失」分析報表，企業(yè)可以查看由退改簽導致的損失，并針對退改簽頻繁的部門、崗位進行調整，從而避免不必要的損失。




一家制造企業(yè)B由于業(yè)務部門經常由于展會延期、陪同客戶、返程時間延后等原因只能被迫退改簽，造成高昂的手續(xù)費?；凇腹?jié)省與損失分析」報表發(fā)現的事實，B企業(yè)差旅管理者與部門做了進一步訪談和調研，通過評估退改簽背后的業(yè)務原因，決定增加事前行程計劃及退改簽審批。員工出差前必須填寫行程計劃，若是退改簽，也需要填寫理由并提交給管理者審批。通過這一管控措施，該企業(yè)因被動退改造成的損失大大減少。




03

協議價利用率不高




艾瑞咨詢《中國大中型企業(yè)差旅采購及管理白皮書》數據顯示，53.9%的大中型企業(yè)已經簽訂協議航司或協議酒店，但其中仍有42.5%的企業(yè)對協議航司/酒店的使用效果不滿意，其**不滿意原因在于使用率問題，即雖然企業(yè)簽訂了協議航司/酒店，但企業(yè)員工并沒有做到全面**地選擇協議航司/酒店，這則會導致差旅成本的浪費。




勝意費控云「節(jié)省與損失」分析報表，通過對優(yōu)惠節(jié)省金額、優(yōu)惠節(jié)省比例等關鍵信息的梳理，幫助企業(yè)清楚了解簽訂協議后帶來的實際節(jié)約總金額。通過「協議產品分析」報表的輔助分析，企業(yè)可清晰知曉協議使用情況，并在此基礎上做針對性的調整或管控。




一家建筑工程企業(yè)C差旅管理者告訴我們，雖然簽訂了協議航司/酒店，但協議使用情況如何缺乏精確的數據，員工還時不時跟他抱怨選擇太少。通過「節(jié)省與損失」報表和訂單數據，C企業(yè)對整體協議使用情況和節(jié)約金額有了較清晰的了解。




在此基礎上，C企業(yè)一方面針對使用率不高的協議，通過設置航司協議**限制，強化協議價**排序展示，提高了協議使用率；另一方面，結合訂單數據，了解到存在搭乘頻率較高的非協議航司，時間簽到航司大客戶協議價，節(jié)省預訂成本的同時，也給員工帶來更多的選擇。




除上述提到的因素外，未使用行程也是造成浪費的一大“頑疾”。通過「未使用機票報表」輔助分析，企業(yè)可及時獲知未出發(fā)行程數據，從而盡早做相應的退票處理，從而減少損失。




數字化浪潮來襲，企業(yè)財務數字化升級的趨勢已勢在必行，而如何通過工具的手段將數據賦能管理，是財務在數字經濟時代持續(xù)探究的問題。




基于場景融合，勝意費控云打造了企業(yè)消費及費控一站式全流程管控平臺，實現企業(yè)費用數據全面歸攏、多維分析、可視呈現和安全存儲，助力財務職能轉變，驅動企業(yè)全面數字化升級。


武漢市勝意科技發(fā)展有限公司專注于企業(yè)報銷管理系統(tǒng),差旅費控系統(tǒng),企業(yè)差旅管控平臺等

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