一諾AEO專欄（5）淺談AEO認(rèn)證條款之“內(nèi)部監(jiān)督部門”

時(shí)間：2016-08-18作者：蘇州一諾企業(yè)管理咨詢有限公司瀏覽：75

序：近日梳理AEO認(rèn)證準(zhǔn)備中，企業(yè)實(shí)際有一定難度的問題及海關(guān)認(rèn)證中存在一定差異的爭議條款，對(duì)此就部分條款進(jìn)行分析。也歡迎各位會(huì)員就大家實(shí)際認(rèn)證或準(zhǔn)備中的話題一同探討。（leo@，個(gè)人微信號(hào)leoyinuo）。
 
認(rèn)證條款：對(duì)于**認(rèn)證條款1“內(nèi)部組織架構(gòu)”中“內(nèi)部監(jiān)督部門”設(shè)置要求條款：“（1）進(jìn)出口業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部監(jiān)督等部門職責(zé)分工明確”。
 
一、淺析：此考核項(xiàng)作為**認(rèn)證中的一項(xiàng)，一般認(rèn)證中未列入。此條與原AA類的關(guān)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)部監(jiān)督等部門崗位相互分離且監(jiān)督制約的要求相一致。其本身對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督部門并未具體定義是否為獨(dú)立部門，還是分散在不同職能部門，或是專門的臨時(shí)“**”，存在一定的靈活性。但對(duì)于該條目前部分海關(guān)的認(rèn)證老師認(rèn)為企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，監(jiān)督公司的財(cái)務(wù)、進(jìn)出口、采購、質(zhì)量等相關(guān)運(yùn)營活動(dòng)。企業(yè)申請(qǐng)**認(rèn)證，公司內(nèi)部未建立這樣的綜合監(jiān)督部門，造成扣分事項(xiàng)。對(duì)此確認(rèn)給部分企業(yè)帶來一定的困難和疑惑。
 
二、企業(yè)目前的主要存在兩種管理類型：
1）對(duì)于歐美企業(yè)、日韓企業(yè)，往往不設(shè)置單獨(dú)的內(nèi)部監(jiān)督部門，而內(nèi)部監(jiān)督的職能是分散的，多數(shù)是垂直監(jiān)督管理的。也即，往往是質(zhì)量部設(shè)置ISO體系管理人員負(fù)責(zé)對(duì)于質(zhì)量體系相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督、總部財(cái)務(wù)部門或者公司專門設(shè)置SOX審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)的審核和監(jiān)督、采購部門往往也是垂直總部進(jìn)行監(jiān)督、進(jìn)出口部門的活動(dòng)較大規(guī)模的公司都是設(shè)置區(qū)域貿(mào)易合規(guī)總部負(fù)責(zé)監(jiān)督或缺少監(jiān)督。
2）一般僅對(duì)于較大型的臺(tái)資企業(yè)或民營上司公司，內(nèi)部會(huì)設(shè)置“內(nèi)部稽核部門”，負(fù)責(zé)對(duì)公司的相關(guān)業(yè)務(wù)（財(cái)務(wù)、生產(chǎn)運(yùn)營、采購等）進(jìn)行內(nèi)部統(tǒng)一監(jiān)督，一般也是缺少對(duì)進(jìn)出口活動(dòng)的監(jiān)督。
 
三、企業(yè)認(rèn)證準(zhǔn)備
依據(jù)海關(guān)的要求，對(duì)于*二種組織結(jié)構(gòu)，在內(nèi)部監(jiān)督部門的現(xiàn)有監(jiān)督職責(zé)中增加對(duì)于進(jìn)出口業(yè)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督，則基本上涵蓋海關(guān)所定義的監(jiān)督范圍，也即符合海關(guān)對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督部門的認(rèn)證要求。但也有較多公司僅在總部設(shè)置了，而工廠無獨(dú)立的內(nèi)部稽核部門也無人員。
 
但對(duì)于**種組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)將面臨的現(xiàn)實(shí)的難題，企業(yè)一般不會(huì)因AEO認(rèn)證要求，而設(shè)置一個(gè)“專門的內(nèi)部監(jiān)督部門和專職人員進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督”，對(duì)組織結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行較大變動(dòng)，且設(shè)置了專門的部門，人員業(yè)務(wù)背景問題也未必起到整體的監(jiān)督功能。故從實(shí)際意義出發(fā)，可能較大限度的是組建一個(gè)虛擬組織對(duì)特定原有未監(jiān)督的業(yè)務(wù)（進(jìn)出口活動(dòng)、貿(mào)易安全活動(dòng)）進(jìn)行監(jiān)督補(bǔ)位。那么如果面對(duì)部分認(rèn)證老師，此狀況依舊會(huì)被開部分符合進(jìn)行扣分或要求整改。
 
四、觀點(diǎn)
而我們從整改AEO認(rèn)證體系的目的出發(fā)，需要設(shè)置內(nèi)部監(jiān)督主要是為了**整個(gè)AEO體系的有效運(yùn)行，對(duì)于相關(guān)活動(dòng)的執(zhí)行能夠監(jiān)督和制約，那么其**依舊是對(duì)于涉及整個(gè)進(jìn)出口活動(dòng)（進(jìn)出口業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)記錄）的執(zhí)行有效性和真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督，以及對(duì)于供應(yīng)鏈安全的執(zhí)行有效性進(jìn)行監(jiān)督。故我們不應(yīng)片面將其擴(kuò)大到一個(gè)獨(dú)立部門能夠包攬公司所有業(yè)務(wù)的監(jiān)督，各類監(jiān)督分散在各個(gè)專業(yè)職能監(jiān)督部門往往較加有效。
 
在此目的下，依據(jù)不同企業(yè)狀況，能夠達(dá)到如下三類狀況，從一諾咨詢的觀點(diǎn)來看，都應(yīng)該視為滿足認(rèn)證要求。
1）設(shè)置了專門的獨(dú)立的內(nèi)部監(jiān)督部門，其監(jiān)督范圍涵蓋公司運(yùn)營、財(cái)務(wù)、采購、物流、質(zhì)量、進(jìn)出口、供應(yīng)鏈安全方面的監(jiān)督職責(zé)，并實(shí)施相應(yīng)的有效的監(jiān)督活動(dòng)，那么視為達(dá)標(biāo)的；
2）未設(shè)置專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，財(cái)務(wù)監(jiān)督依據(jù)既有總部監(jiān)督模式，而是擴(kuò)增質(zhì)量體系監(jiān)督范圍，增加對(duì)進(jìn)出口活動(dòng)的監(jiān)督和供應(yīng)鏈安全方面監(jiān)督，并且執(zhí)行有效，則也應(yīng)視為達(dá)標(biāo)。
3）未設(shè)置專門的內(nèi)部監(jiān)督部門，但公司質(zhì)量體系與財(cái)務(wù)管理依據(jù)既有模式由專門的體系人員和公司總部財(cái)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督。在此狀況下，公司另設(shè)置了專門的“AEO內(nèi)部監(jiān)督**”對(duì)進(jìn)出口活動(dòng)、供應(yīng)鏈安全進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，明確了內(nèi)部監(jiān)督崗位負(fù)責(zé)人及驗(yàn)證其監(jiān)督執(zhí)行有效，那么也應(yīng)該視為達(dá)標(biāo)。
 
五、建議
為避免企業(yè)和認(rèn)證老師對(duì)“專門部門”的誤解，從認(rèn)證條目上，若能修改為“（1）進(jìn)出口業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、安全等部門分工明確，內(nèi)部監(jiān)督組織職責(zé)明確、執(zhí)行有效”,則對(duì)企業(yè)較加*執(zhí)行。而這其中安全部門個(gè)人認(rèn)為也非常重要，可以增加到要求之中。


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