電子化流程管理有什么優(yōu)勢

時間：2022-05-21

摘要

在當今社會,企業(yè)如何信息化管理和企業(yè)信息化建設變的越來越重要。一樣的作業(yè)，然而采用信息化管理的企業(yè)處理快、處理結果好。流程管理，可根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的線下流程，搭建現(xiàn)有的流程電子化流程或全新的審批流程，幫助客戶實現(xiàn)企業(yè)信息化管理的強企之路，以下淺談下電子化流程管理的優(yōu)勢。

企業(yè)信息化建設的目的是什么？

實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的電子化審批、工作任務的自動分發(fā)及任務指派、控制產(chǎn)品數(shù)據(jù)的變、追蹤產(chǎn)品數(shù)據(jù)技術狀態(tài)和產(chǎn)品研發(fā)項目管理等主要功能。

如今，每個建設中企業(yè)審批流程的開發(fā)管理日益成為企業(yè)日常辦公的**,怎樣*符合自己的流程方式，減少過程中對人力物力的損耗成為了一大難題。但是，每過成功轉型的企業(yè)，審核流程都是由原來的線下模式，一步一步地轉移到線上。當電子化流程在企業(yè)內部開始流轉之后，企業(yè)審批流程業(yè)務的電子化與網(wǎng)絡化推進，大家之間可以方便快捷的實現(xiàn)辦公流程的流轉運行,企業(yè)管理規(guī)范以及辦公效率都在不斷提高。

01減少圖紙文檔審批的過程時間

所謂電子化流程，是所有流程中的成員，只需要登錄某種辦公軟件，采用自己的PC端進行對流程接收與往下拋轉，達到流程的快速轉達。與傳統(tǒng)的線下模式相比，需要流程中的成員拿著紙質文檔，一個部門接著一個部門的進行跟進，路上需要費時費力。要是一個擁有十幾個甚至多節(jié)點的流程，涉及到的部門種類又多的話，全部流程審批完成之后的話，那么整個流程流轉結束后，該過程消耗的時間可想而知。

當流程電子化之后，那么我把流程需要的所有文件先上傳到流程中，或者在某個節(jié)點需要上傳文件的時候在上傳文件，這些文件都是可以保存在流程當中，其他流程節(jié)點需要用到這個文件的時候再進行瀏覽查看，所以，所有流程節(jié)點只需要線上審批即可，當一個流程到達的時候，會配備了該軟件的通知插口，彈出窗口提示你有新的流程到達，請及時解決，這樣的話，能夠達到我們流程的及時性，節(jié)省過程時間，還節(jié)省紙質版的打印以及其他相關的時間。故此，節(jié)省流程流轉時間是現(xiàn)在的電子化流程一大優(yōu)勢。

02提高各個部門相互協(xié)調能力以及辦公效率

企業(yè)員工在登錄自己的賬戶上線之后，通知窗口也就隨時在線，當系統(tǒng)中有任何的流程流轉到當前用戶或者別的用戶給你發(fā)來對話時，就會有小提示燈進行提醒，任務系統(tǒng)處理自己的任務就可以實現(xiàn)流程的流轉,較大的提高了企業(yè)日常辦公的效率。

部門之間要實現(xiàn)有效的溝通，必須滿足兩個必要條件:一是信息的發(fā)送者清楚地表達信息的內涵，使信息的接受者能夠準確地理解:其次，信息的發(fā)送者重視信息接收方的響應，并根據(jù)其響應及時糾正信息的傳遞。然而我們的插件兩者都滿足這個條件，讓部門之間達成有效的溝通，相互配合，處理部門之間的問題與任務就相對容易、輕松。

03電子文檔儲存于系統(tǒng)，方便后期可追溯

按照傳統(tǒng)模式，一個企業(yè)的紙質文件歸檔是文件形成后需要手工分類，按照部門或者相應的負責人員進行收集管理，進行歸檔整理。隨著國家軟硬件的發(fā)展，對于電子文件存檔是隨著數(shù)據(jù)的發(fā)生，隨時在電腦網(wǎng)絡上歸檔，技術也是相當?shù)某墒?，電子類文件的歸檔具有操作簡便、自動分類組合、及時、便捷等便于管理的優(yōu)勢，兩者相比起來，電子文檔儲存于系統(tǒng)相對而言就容易許多。

每當一個流程跑完流程，也并不意味著所有事情都是結束了，所有電子文檔都會存在于系統(tǒng)當中。都是可以為以后提供查詢的可能，方便快捷，而紙質文件只要保證好紙質不受損害就可以了，但紙質文件的保存，需要較好的保存環(huán)境，比如干燥的環(huán)境，一般來說，只要檔案不丟失，它會一直在那兒等著你尋找它，需要起來就比較費人力，與之相反，電子文件的特性，每個用戶登錄時候需要進行密碼驗證，后續(xù)還匹配對應的權限，較大限制的管理文檔的安全與存儲。

綜上所述，電子流程具有減少圖紙文檔審批的過程時間、提高各個部門相互協(xié)調能力以及辦公效率、電子文檔儲存于系統(tǒng)方便后期可追溯的特性。

詞條
詞條說明
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