打造物資管理新引擎｜基于訂單全生命周期的履約管理

時(shí)間：2023-09-04作者：北京英諾森供應(yīng)鏈科技有限公司瀏覽：46

隨著物資供應(yīng)鏈的深化改革，集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)的物資供應(yīng)鏈部門(mén)開(kāi)展了一系列的“對(duì)標(biāo)*”的供應(yīng)鏈探索和創(chuàng)新工作，在滿足穩(wěn)定、高效的物資供應(yīng)的基礎(chǔ)上，通過(guò)運(yùn)用多種采購(gòu)策略和供應(yīng)模式的創(chuàng)新，助力供應(yīng)鏈降本增效，支撐企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。訂單管理作為供應(yīng)鏈履約的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，扮演著鏈接上游的供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家，下游的需求單位，以及內(nèi)部的倉(cāng)儲(chǔ)、物流、財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)鍵角色，其訂單執(zhí)行的效率直接影響物資供應(yīng)**的及時(shí)性，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行的穩(wěn)定性起著至關(guān)重要的作用。

圖1：企業(yè)訂單管理涉及的內(nèi)容

訂單履約管理是指物資管理部門(mén)在物資訂單生效后，協(xié)調(diào)內(nèi)部單位、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、承運(yùn)商、監(jiān)理單位等相關(guān)方協(xié)同開(kāi)展的物資生產(chǎn)計(jì)劃管理、生產(chǎn)制造、交付管理、物流管理、質(zhì)量管理、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、結(jié)算管理、合同變更、日常協(xié)調(diào)等工作。

傳統(tǒng)企業(yè)的物資管理業(yè)務(wù)涉及的訂單包括：需求單、外部采購(gòu)訂單、集采銷(xiāo)售訂單、內(nèi)部調(diào)撥單、發(fā)貨通知單、到貨驗(yàn)收單、裝運(yùn)通知單、倉(cāng)庫(kù)作業(yè)單、物流運(yùn)輸單、結(jié)算通知單等不同類(lèi)型的訂單，存在單據(jù)類(lèi)型多、單據(jù)的管理復(fù)雜等問(wèn)題，難以圍繞業(yè)務(wù)線將所有的單據(jù)進(jìn)行串聯(lián)，形成基于訂單的全鏈路查詢。對(duì)于集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)而言，物資供應(yīng)鏈路長(zhǎng)、多層級(jí)物資供應(yīng)、多采購(gòu)策略導(dǎo)致訂單的履約模式多，難以形成統(tǒng)一的管控體系，無(wú)法在訂單履約中實(shí)現(xiàn)全鏈路的跟蹤。

具體表現(xiàn)如下：

01.物資品類(lèi)繁多、協(xié)同要求不一，難以高效開(kāi)展內(nèi)外部協(xié)同

重資產(chǎn)企業(yè)正常運(yùn)行所需的物資涵蓋了專(zhuān)業(yè)設(shè)備、備品備件、材料、固定資產(chǎn)、工器具、勞保用品、低值易耗等多種品類(lèi)，不同品類(lèi)物資呈現(xiàn)出不同的特性，例如設(shè)備備件的品種多、需求數(shù)量少、**高，低值易耗品存在品種少、數(shù)量大、**低等特性，對(duì)于不同品類(lèi)的供貨源的訂單其履約過(guò)程、履約要求也存在著顯著的差異，因協(xié)同的內(nèi)容不一樣，對(duì)于內(nèi)外部協(xié)同無(wú)適合的信息系統(tǒng)滿足差異化的協(xié)同要求，導(dǎo)致信息不透明、信息時(shí)效性滯后，當(dāng)前所采取的電話、郵件、傳真、函件等傳統(tǒng)的溝通渠道，嚴(yán)重影響了協(xié)同效率與工作效率。

02.供應(yīng)模式存在差異化，難以采用一套訂單履約模型

基于不同物資品類(lèi)的重要性、需求消耗、市場(chǎng)供應(yīng)、管理模式等因素，重資產(chǎn)企業(yè)采用了多種不同的采購(gòu)策略，如框架協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢報(bào)價(jià)采購(gòu)、電商采購(gòu)、零星采購(gòu)、統(tǒng)談分簽、統(tǒng)談統(tǒng)簽等，存在著多種不同的物資履約方式，如VMI、工業(yè)品電商、直供、內(nèi)部調(diào)撥交易等，難以使用一套管理手段進(jìn)行履約的監(jiān)控。

03.多級(jí)別物資供應(yīng)，訂單核對(duì)核銷(xiāo)工作量大

在多級(jí)采購(gòu)管控模式下，以量換價(jià)的集采采購(gòu)成為集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)管控的一種趨勢(shì)。集采模式的廣泛推廣給集團(tuán)各級(jí)物資集采中心帶來(lái)了較大的訂單核對(duì)工作量。例如：在訂單執(zhí)行中，各物資集采中心難以有精力把需求單位的需求在訂單執(zhí)行過(guò)程中精準(zhǔn)地反饋給供應(yīng)商，較無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部交易訂單和供應(yīng)商采購(gòu)訂單的自動(dòng)核銷(xiāo)等。

04.訂單履約過(guò)程長(zhǎng)，涉及對(duì)象廣，缺乏總體統(tǒng)籌

物資的履約過(guò)程時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及了生產(chǎn)計(jì)劃、制造、監(jiān)造、發(fā)貨、配送、質(zhì)量、驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)、技術(shù)服務(wù)、結(jié)算、付款等眾多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，各單位部門(mén)更多地關(guān)注自己所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，缺乏總體統(tǒng)籌管控手段，無(wú)法評(píng)估總體履約進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)。一旦某一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響整個(gè)履約過(guò)程。同時(shí)履約過(guò)程中涉及的對(duì)象多，例如在集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部涉及集團(tuán)集采中心、二級(jí)單位、合同法規(guī)部門(mén)、物資管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、工程建設(shè)部門(mén)等；外部涉及供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家、承運(yùn)商、監(jiān)理單位等，沒(méi)有統(tǒng)一的系統(tǒng)將全部對(duì)象的履約情況納入監(jiān)管。

05.訂單履約評(píng)價(jià)分散，數(shù)據(jù)**沉沒(méi)

履約過(guò)程中對(duì)于外部單位的履約評(píng)價(jià)分散于不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，由于缺乏數(shù)據(jù)采集手段和協(xié)同機(jī)制，不能對(duì)整體履約情況作出客觀準(zhǔn)確的綜合評(píng)價(jià)。同時(shí)，履約評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)缺乏沉淀和利用，不能對(duì)后續(xù)物資供應(yīng)鏈起到積極的參考性指導(dǎo)作用，不能有效促進(jìn)物資履約整體效率的提升。

針對(duì)上述集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)物資履約管理的特點(diǎn)和問(wèn)題，英諾森通過(guò)多年的項(xiàng)目實(shí)施積累，形成一套面向集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)訂單履約管理解決方案，以訂單全生命周期管理為主線，以精細(xì)化、協(xié)同化、數(shù)字化為提升方向，通過(guò)建設(shè)內(nèi)外部一體的信息和協(xié)同平臺(tái)，夯實(shí)物資履約管理基礎(chǔ)，提升物資履約整體效率和水平。

1 ? 基于不同訂單類(lèi)型的業(yè)務(wù)規(guī)則引擎配置

傳統(tǒng)重資產(chǎn)企業(yè)的ERP訂單管理中，更多的是以財(cái)務(wù)為**的訂單管控思路，以結(jié)果記錄為導(dǎo)向，無(wú)法指導(dǎo)訂單在業(yè)務(wù)中的流轉(zhuǎn)，例如無(wú)法根據(jù)采購(gòu)訂單的交貨日期自動(dòng)形成供應(yīng)商的送貨通知，無(wú)法根據(jù)采購(gòu)訂單的付款方式形成內(nèi)部的業(yè)務(wù)處理提醒，無(wú)法根據(jù)銷(xiāo)售訂單裝運(yùn)類(lèi)別形成發(fā)運(yùn)計(jì)劃等，英諾森通過(guò)多年的物資供應(yīng)鏈項(xiàng)目的實(shí)施與沉淀，形成了一套集團(tuán)企業(yè)的訂單規(guī)則引擎，通過(guò)對(duì)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型的歸納總結(jié)，形成覆蓋全品類(lèi)的智能業(yè)務(wù)規(guī)則引擎，提升物資訂單履約的時(shí)效和智能化水平。具體如下：

圖2：英諾森訂單業(yè)務(wù)規(guī)則引擎

2 ?基于不同品類(lèi)的訂單里程碑的管控

傳統(tǒng)ERP中缺乏對(duì)訂單履約中的里程碑管控，如大型關(guān)鍵設(shè)備類(lèi)的采購(gòu)訂單，需要監(jiān)控設(shè)備在制造過(guò)程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如設(shè)計(jì)、備料、排產(chǎn)、生產(chǎn)、完工檢驗(yàn)等），因訂單類(lèi)型和品類(lèi)特性不同，需要花費(fèi)大量的精力去跟蹤處理訂單的執(zhí)行情況，難以根據(jù)管理要求精細(xì)管控訂單的執(zhí)行過(guò)程。英諾森通過(guò)對(duì)各物資品類(lèi)管理要求的沉淀與總結(jié)，形成了一套針對(duì)不同品類(lèi)的里程碑監(jiān)控體系，制定了物資生產(chǎn)、交付、結(jié)算三大里程碑模板，快速指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員完成相應(yīng)的訂單履約監(jiān)控。具體如下：

圖3：英諾森訂單管理里程碑模型示例

3 ?基于標(biāo)準(zhǔn)化模板的訂單全生命周期管理

在傳統(tǒng)ERP訂單全流程管控存在無(wú)法根據(jù)訂單類(lèi)型或者品類(lèi)特性靈活設(shè)置對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程跟蹤節(jié)點(diǎn)的現(xiàn)象，導(dǎo)致訂單全流程覆蓋不全，無(wú)法體現(xiàn)實(shí)際的業(yè)務(wù)。英諾森通過(guò)基于業(yè)務(wù)導(dǎo)向的訂單業(yè)務(wù)規(guī)則引擎和里程碑管理，形成面向不同業(yè)務(wù)的履約模板，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)性化配置，快速完成對(duì)訂單全流程鏈路數(shù)據(jù)的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)履約流程智能化提醒和業(yè)務(wù)流程透明化，幫助物資管理人員高效監(jiān)控訂單的執(zhí)行進(jìn)度。

圖4：英諾森訂單全生命周期管理示例

4 ?基于訂單的自動(dòng)化對(duì)賬結(jié)算中心

隨著集團(tuán)型重資產(chǎn)企業(yè)物資供應(yīng)鏈向集中管控發(fā)展，物資的結(jié)算職能從原本單向的采購(gòu)結(jié)算轉(zhuǎn)為面向集采-分銷(xiāo)的結(jié)算中心轉(zhuǎn)變，如何在集團(tuán)財(cái)務(wù)資金計(jì)劃體系下快速完成采銷(xiāo)業(yè)務(wù)的對(duì)賬，實(shí)現(xiàn)高效的支付服務(wù)水平，是物資供應(yīng)鏈中心面臨的一大挑戰(zhàn)。英諾森通過(guò)長(zhǎng)期的項(xiàng)目實(shí)踐歸納總結(jié)出一套面對(duì)集團(tuán)企業(yè)物資結(jié)算的規(guī)則，在集團(tuán)資金管控要求下實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化對(duì)賬與資金結(jié)算，幫助結(jié)算中心高效完成瑣碎的結(jié)算任務(wù)。

圖5：英諾森基于訂單結(jié)算對(duì)賬中心

5 ?基于訂單全生命周期的生態(tài)鏈協(xié)同

傳統(tǒng)的訂單執(zhí)行過(guò)程中的溝通渠道以郵件、電話、傳真為主，需求單位難以掌握訂單物資的詳細(xì)設(shè)計(jì)、制造、交付、驗(yàn)收的進(jìn)展，無(wú)法有效規(guī)避物資供應(yīng)階段的風(fēng)險(xiǎn)。首先通過(guò)集成全渠道的訂單，根據(jù)物資品類(lèi)自動(dòng)拆解物資的供應(yīng)環(huán)節(jié)，自動(dòng)分發(fā)相關(guān)的協(xié)同責(zé)任人，例如在關(guān)鍵物資的監(jiān)造環(huán)節(jié)中，通過(guò)將供應(yīng)商內(nèi)部全部對(duì)象（生產(chǎn)車(chē)間、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、物流）的接入，可以徹底打通物資設(shè)備監(jiān)造中信息不透明的環(huán)節(jié)。在物資交付協(xié)同中，可以利用移動(dòng)化應(yīng)用，支持供應(yīng)商的送貨通知單、貨物運(yùn)輸至倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)場(chǎng)或供應(yīng)鏈管理中心倉(cāng)的全過(guò)程協(xié)同。其次物資集采中心可以通過(guò)訂單的映射自動(dòng)完成采購(gòu)訂單和銷(xiāo)售訂單的對(duì)應(yīng)，降低集采物資管理人員的核對(duì)工作量。

圖6：英諾森訂單全生命周期的協(xié)同示例

6 ?基于智能決策的多維度訂單履約數(shù)據(jù)分析

傳統(tǒng)的訂單分析因數(shù)據(jù)不全，難以實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)對(duì)訂單進(jìn)行綜合性預(yù)警和分析，英諾森基于訂單全鏈路的協(xié)同和數(shù)據(jù)集成，圍繞訂單數(shù)據(jù)構(gòu)建物資履約質(zhì)量評(píng)價(jià)模型，通過(guò)對(duì)訂單全流程數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和追蹤，實(shí)現(xiàn)對(duì)訂單流程監(jiān)控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、統(tǒng)計(jì)分析、單項(xiàng)評(píng)價(jià)、綜合評(píng)價(jià)等功能，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)**，打造履約管理數(shù)字化運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，支撐企業(yè)進(jìn)一步優(yōu)化和提升供應(yīng)鏈的綜合服務(wù)水平。

圖7：英諾森訂單全生命周期的協(xié)同示例

結(jié)語(yǔ)：

英諾森物資超市解決方案，通過(guò)全渠道一體化的需求履約與供應(yīng)協(xié)同平臺(tái)，助力重資產(chǎn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈降本增效的目標(biāo)。物資超市解決方案聚焦物資需求管理，集資金流、信息流、物流于一體，通過(guò)打通采購(gòu)端、倉(cāng)儲(chǔ)端、運(yùn)營(yíng)端、供應(yīng)端，構(gòu)建需求履約全流程、全角色、全場(chǎng)景的采購(gòu)新生態(tài)。


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