必需的六個程序文件——記錄控制程序

時間：2021-09-22

作者：中泰智聯(lián)（北京）認證中心有限公司長春分公司

1.0目的

對記錄的標識、貯存、保護和處置進行控制，為證明產(chǎn)品和服務質量符合規(guī)定要求及質量管理體系有效運行提供證據(jù)，同時也為提供服務的可追溯性及制定糾正、預防措施以及保持和改進質量管理體系提供信息。

2.0適用范圍

本程序適用于服務實現(xiàn)過程和質量管理體系運行中記錄的控制。

3.0職責

人力資源部負責記錄的歸口管理，以及內審、培訓、糾正、預防措施等記錄的管理。

各部門負責本部門記錄的管理。

記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準確和清晰性負責。

4.0工作程序

記錄的范圍

凡是質量管理體系運行中的記錄、報告及與服務質量有關的信息等均屬“記錄”范圍。包括：

(1)與質量管理體系有關的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預防措施記錄、基礎設施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄以及人力資源、培訓記錄等。

(2)與質量活動有關的記錄：與產(chǎn)品(服務)有關的要求的評審記錄、供方評價記錄、產(chǎn)品標識記錄、不規(guī)范服務、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預防措施記錄、質量計劃相關記錄等。

(3)供方記錄：產(chǎn)品證明書、檢疫化驗單等。

記錄的編號及表格設計

(1)記錄的編號按《文件管理規(guī)定》，由人力資源部統(tǒng)一管理。

(2)表格設計

         人力資源部對記錄各種表格進行全面策劃，統(tǒng)籌安排，組織編制；
         記錄格式由各有關部門設計，報人力資源部審查后試用，在試用中修改完善；
         經(jīng)試行確認適用后，由人力資源部編制“記錄一覽表”；
         行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。
        記錄的填寫與要求

(1)記錄及時、真實、完整、準確；字跡清晰、工整、易辨認；有記錄人員簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫。

(2)記錄不得隨意涂改。當填錯需更正時，只允許畫改(能看清原文字或數(shù)據(jù))。對于記錄的數(shù)據(jù)更改時，應畫改后蓋上更改人印章或簽名。

記錄的管理

(1)記錄實行分部門的管理辦法。各部門*專人負責收集和保管記錄。

(2)各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標識整理、裝訂和保管。

(3)企業(yè)內部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預防措施等目的，可查閱記錄，確需借閱時應履行借閱手續(xù)，由保管部門**批準。當合同有規(guī)定時，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。

(4)歸檔、貯存、保管和處理

各種歸檔記錄的保存期限見“記錄一覽表”；
記錄的貯存地點應確保整潔、干凈、*、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失；
質量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管**批準后銷毀，執(zhí)行《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。
記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤等。

5.0支持性文件

無

6.0相關記錄

《記錄一覽表》

詞條
詞條說明
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